Comment annoncer à ses assistants techniques (ATP) que la pharmacie va travailler avec une CPO?
Annoncer un changement organisationnel à son équipe n’est jamais simple. Lorsqu’une pharmacie décide de travailler avec une centrale de préparation d’ordonnances (CPO) pour ses piluliers, ses sachets ou ses renouvellements préautorisés, la première réaction de certains ATP ou pharmaciens salariés peut être l’inquiétude.
Plusieurs se demandent : Est-ce que mon emploi est en danger? Est-ce que mon rôle va disparaître?
Ces questions sont normales. Dans plusieurs pharmacies communautaires au Québec, la préparation des OAA représente une part importante du travail des assistants techniques en pharmacie (ATP).
La bonne nouvelle est que la centralisation ne vise pas à réduire l’équipe, mais plutôt à réorganiser le travail pour libérer du temps et améliorer l’efficacité de la pharmacie.
La clé du succès repose donc sur la façon dont ce changement est annoncé et expliqué à l’équipe.
- Pourquoi l’annonce d’une CPO peut inquiéter l'équipe
- Annoncer à son équipe en laboratoire qu’on travaillera avec une CPO en 3 étapes
- Comment les rôles en pharmacie évoluent avec une CPO
- Bien comprendre les bénéfices de la centralisation pour mieux communiquer
Pourquoi l’annonce d’une CPO peut inquiéter les assistants techniques
Avant même de parler de la transition, il est important de comprendre les préoccupations possibles de votre équipe.
La peur de perdre son emploi
Lorsque les employés entendent parler de centralisation ou d’automatisation, ils peuvent spontanément penser que certaines tâches seront éliminées… et donc que certains postes pourraient disparaître.
Même si cette crainte est compréhensible, elle repose souvent sur une mauvaise compréhension du rôle réel d’une CPO.
Dans la majorité des cas, l’objectif est plutôt de mieux répartir les tâches dans la pharmacie, pas de réduire les effectifs.
La peur de perdre un rôle central dans la pharmacie
Dans plusieurs équipes, les piluliers, les sachets et les renouvellement préautorisés occupent une place importante dans le travail quotidien.
Certains assistants techniques peuvent avoir l’impression que cette responsabilité fait partie de leur expertise ou de leur contribution principale à la pharmacie.
Lorsqu’on parle de centraliser cette activité, il peut donc y avoir une crainte de perdre un rôle important au sein de l’équipe.
La peur des nouveaux processus
Travailler avec une CPO implique aussi quelques ajustements :
- nouvelles procédures ou procédures
- coordination avec la CPO
- adaptation des méthodes de travail
Même lorsque le changement est positif, il peut créer un certain stress si l’équipe ne comprend pas clairement comment la transition va se dérouler.
Si vous voulez comprendre davantage les craintes de votre équipe, nous vous conseillons la lecture de notre article sur les craintes et la gestion du changement.
Étape 1: Préparer le terrain avant d’annoncer la CPO
Une annonce réussie commence souvent avant même la rencontre avec l’équipe.
Le pharmacien propriétaire doit d’abord être capable d’expliquer clairement pourquoi la pharmacie adopte ce service.
Étape 1.1: Clarifier les raisons du changement
Plusieurs raisons peuvent justifier le recours à une CPO :
- augmentation du volume de piluliers
- difficulté à recruter du personnel
- besoin d’améliorer l’efficacité opérationnelle
- volonté de réduire la pression sur l’équipe
- Désir d'ajouter plus de services cliniques
Lorsque ces raisons sont expliquées clairement, les employés comprennent que la décision n’est pas arbitraire, mais qu’elle répond à une réalité organisationnelle.
Étape 1.2: Avoir une vision claire de la pharmacie après la centralisation
Les employés ont plus de facilité à accepter un changement lorsqu’ils comprennent où l’organisation veut aller.
Par exemple :
- plus de temps pour les patients
- Réduction des temps d’attente en pharmacie
- meilleure organisation du travail
- réduction de la pression liée à la production
- Ajout ou intensification des services cliniques comme la vaccination, la gestion des maladies chroniques et dépistage
Une vision simple et concrète aide l’équipe à comprendre que la centralisation peut être une évolution naturelle du modèle de pratique.
Étape 2: Annoncer le changement de manière transparente
La première discussion avec l’équipe est un moment clé. Une communication claire et honnête permet de réduire les inquiétudes et d’éviter les rumeurs.
2.1: Expliquer ce qui va changer… et ce qui ne changera pas
Lors de l’annonce, il est utile de préciser deux choses :
Ce qui va changer
- la préparation
- certains processus
- l’organisation de certaines tâches
Astuce : Structurer ce qui changera en concentrant l’attention sur ce qui sera amélioré.
Ce qui ne changera pas
- la mission de la pharmacie
- l’importance de l’équipe
- la qualité du service aux patients
Étape 2.2: Rassurer immédiatement sur la sécurité des emplois
C’est souvent l’élément le plus important pour l’équipe.
Il est utile de dire clairement que : La centralisation en CPO vise à améliorer l’organisation du travail, pas à remplacer les assistants techniques ni les pharmaciens salariés.
Dans plusieurs cas, la CPO permet même de stabiliser l’équipe, en réduisant la pression liée à la production.
Étape 2.3: Donner des exemples concrets du futur quotidien
Les employés se projettent plus facilement dans le changement lorsqu’ils comprennent ce que leur travail deviendra.
Par exemple, les assistants techniques pourront consacrer davantage de temps à :
- l’accueil et le soutien aux patients
- la coordination des ordonnances
- le soutien aux services cliniques du pharmacien
- la gestion de certaines opérations de la pharmacie
À la fin de cette rencontre, les employés devraient clairement comprendre la valeur ajoutée qu’aura ce changement.
Étape 3: Impliquer les assistants techniques dans la transition
L’implication de l’équipe est un facteur important pour faciliter l’adoption du changement. Lorsque les employés participent à la réflexion, ils se sentent davantage partie prenante du projet.
Étape 3.1: Créer un espace pour les questions
Après l’annonce, il est essentiel de laisser la place aux questions. Certaines préoccupations peuvent apparaître :
- comment fonctionnera la communication avec la CPO
- comment la production sera reçue
- quelles tâches vont évoluer
Un échange ouvert permet de clarifier ces points rapidement.
Étape 3.2: Impliquer les ATP dans les nouveaux processus
Les membre de l'équipe en laboratoire ont une connaissance très concrète du fonctionnement de la pharmacie. Ils peuvent donc contribuer à :
- organiser la réception
- améliorer les processus
- identifier les ajustements nécessaires
Cette participation facilite grandement la transition.
Étape 3.3: Prévoir une période d’adaptation
Comme tout changement organisationnel, l’implantation d’une CPO demande un certain ajustement. Au début, certaines procédures devront être adaptées. Une période d’apprentissage et de formation permet généralement à l’équipe de trouver rapidement son nouvel équilibre.
Comment les rôles en pharmacie évoluent avec une CPO
La centralisation des piluliers ne signifie pas que le rôle des assistants techniques diminue.
Dans plusieurs cas, il évolue vers des responsabilités différentes.
| Avant CPO | Après CPO |
|---|---|
| Préparation des piluliers | Coordination et vérification |
| Production répétitive | Soutien aux services cliniques |
| Travail en arrière-labo | Plus de contact avec les patients |
Les bénéfices pour l’équipe de pharmacie
Lorsque la transition est bien gérée, la centralisation peut apporter plusieurs avantages pour l’équipe :
- réduction de la pression liée à la production des piluliers, sachets et renouvellements préautorisés
- meilleure répartition des tâches
- environnement de travail plus stable
- plus de temps pour les patients
Pour plusieurs pharmacies, la CPO devient donc un outil pour améliorer l’organisation du travail, plutôt qu’un simple changement technique.
Conclusion
Introduire une CPO dans une pharmacie représente avant tout un changement organisationnel. La réussite de cette transition dépend largement de la manière dont elle est expliquée à l’équipe. En communiquant clairement les raisons du changement, en rassurant les assistants techniques et en les impliquant dans la transition, il est possible de transformer une inquiétude initiale en opportunité d’améliorer l’organisation du travail. Dans plusieurs pharmacies, la centralisation d’une partie de la production d’ordonnances finit même par être perçue comme un soulagement pour l’équipe.
En bref :
Pour annoncer l’arrivée d’une centrale de préparation d’ordonnances (CPO) à son équipe :
- Expliquer pourquoi la pharmacie adopte la centralisation
- Annoncer le changement de manière transparente, rassurante et concrète
- Impliquer l’équipe dans la transition et répondre aux questions
